Buchhaltung, Steuern und Büromanagement – Fachgespräche vorbereiten

Hinweis: Die folgeden Textvorschläge kommen von ChatGPT. Sie wurden von Konrad Rennert geprüft und bereitgestellt
A. Bewerber mit einem abgeschlossenen Studium
B. Bewerber mit einer abgeschlossenen Ausbildung
C. Bewerber mit Deutsch als Fremdsprache

A. Bewerber mit einem abgeschlossenen Studium

Für eine erfolgreiche Vorbereitung auf Fachgespräche und Probearbeiten in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Büromanagement sollten die Teilnehmenden auf die häufigsten Fragen und Themen der jeweiligen Tätigkeitsfelder vorbereitet werden. Hier einige wichtige Schwerpunkte, die in Vorstellungsgesprächen und Probearbeiten häufig vorkommen:

1. Buchhaltung

• Grundlagen der Buchhaltung:
  • Verständnis des Soll-Haben-Prinzips und grundlegender Buchungslogiken.
  • Aufbau und Funktion der Bilanz (Aktiva und Passiva) und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
• Buchungstechniken und Kontenführung:
  • Eröffnungs- und Abschlussbuchungen sowie typische Buchungssätze.
  • Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer und Umsatzsteuer), inkl. Regelungen zur Ist- und Soll-Versteuerung.
  • Abschreibungen: lineare und degressive Abschreibungen, sowie das Anlagenverzeichnis.
• Monats- und Jahresabschluss:
  • Schritte zur Vorbereitung des Jahresabschlusses.
  • Besonderheiten bei der Kontenabstimmung (z. B. Verbindlichkeiten, Forderungen) und der Erstellung des Anlagespiegels.
  • Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP und PRAP) verstehen und buchen.
• Kassenführung und Bankbuchungen:
  • Regelungen zur Kassenführung und deren Dokumentationspflichten (z. B. Kassenbuch).
  • Verständnis für Zahlungsein- und -ausgänge sowie deren Verbuchung und Zuordnung.

2. Steuerliche Grundlagen

• Umsatzsteuerrecht:
  • Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer sowie die entsprechenden Buchungen.
  • Anforderungen und Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung.
  • Regeln zu Steuerbefreiungen und den unterschiedlichen Steuersätzen (7 %, 19 %).
• Einkommen- und Gewerbesteuer:
  • Grundbegriffe und Zuständigkeiten, insbesondere für Einzelunternehmen und kleine Kapitalgesellschaften.
  • Einfaches Verständnis der Gewerbesteuer und deren Berücksichtigung in der Buchhaltung.
• Lohnsteuer und Sozialversicherung:
  • Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.
  • Die Funktion und Berechnung der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags.
• Sonstige Steuern:
  • Abgrenzung zwischen betrieblichen und privaten Steuern.
  • Besteuerung von Bewirtungskosten und Geschenken (z. B. 30 %-Pauschalversteuerung).

3. Büromanagement und Organisation

• Zeitmanagement und Priorisierung:
  • Effektives Setzen und Verwalten von Prioritäten, insbesondere bei parallelen Aufgaben wie Buchhaltung und allgemeinen Büroaufgaben.
  • Organisation von Tagesabläufen und Nutzung von Tools zur Aufgabenplanung.
• Kommunikation und Kundenorientierung:
  • Professioneller Umgang mit Kunden und Kollegen (z. B. per Telefon, E-Mail).
  • Kompetentes Verhalten in Stresssituationen, gerade bei Rückfragen zu Rechnungen oder Mahnungen.
• Dokumenten- und Informationsmanagement:
  • Umgang mit verschiedenen Arten von Dokumenten (Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge) und deren Archivierung.
  • Grundkenntnisse im Datenschutz und der sicheren Handhabung sensibler Informationen.
• Arbeitsrechtliche Grundkenntnisse:
  • Verstehen von Arbeitsverträgen, Urlaubsansprüchen, Kündigungsfristen und sonstigen arbeitsrechtlichen Standards.
  • Grundlagen des SGB III und Fördermöglichkeiten, da es sich um geförderte Weiterbildungen handelt.

Praktische Übungen zur Vorbereitung auf eine Probearbeit

1. Fallbeispiel Buchungssätze:
   • Buchung von typischen Geschäftsvorfällen wie Einkäufen, Verkaufsrechnungen und Zahlungsbuchungen.
2. Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten:
   • Einfache Beispielrechnungen zur Vorbereitung einer Umsatzsteuervoranmeldung.
3. Angebotserstellung und Rechnungsschreibung:
   • Ein fiktives Kundenangebot erstellen und später eine dazugehörige Rechnung schreiben.
4. Kommunikationsaufgaben:
   • Übung zur Bearbeitung einer typischen Kundenanfrage oder einer Zahlungsaufforderung.

Diese Themen und Übungen helfen den Teilnehmenden dabei, sich auf die Anforderungen im beruflichen Alltag vorzubereiten und in Fachgesprächen mit relevanten Kenntnissen zu überzeugen.

B. Bewerber mit einer abgeschlossenen Ausbildung

Für Fachgespräche und Probearbeiten bei Mitarbeitenden mit Haupt- oder Realschulabschluss und abgeschlossener Ausbildung liegt der Fokus meist auf praktischen Grundlagen und konkreten Anwendungsfragen. Im Gegensatz zu akademischen Fach- und Führungskräften stehen hier weniger theoretisches Fachwissen und mehr praxisorientierte, handlungsbezogene Kenntnisse im Vordergrund.

Hier sind die wichtigsten Themen und Beispielaufgaben für das Fachgespräch:

1. Grundlagen der Buchhaltung

• Basis-Buchungssätze:
  • Buchung von Standardgeschäftsvorfällen, z. B. Einkäufe, Verkaufsrechnungen, Ein- und Auszahlungen. Ziel ist hier, grundlegende Buchungssätze sicher anwenden zu können, z. B. bei Einnahmen (Soll an Haben) und Ausgaben (Haben an Soll).
• Kontenrahmen und Kontenplan:
  • Verstehen und Anwenden von Standardkontenrahmen (z. B. SKR 03 oder 04) für die gängigen Geschäftsvorfälle. Hier geht es oft darum, einfache Geschäftsvorfälle in die richtigen Konten zu buchen.
• Kassenbuch und einfache Bankbuchungen:
  • Führen des Kassenbuchs und Verständnis für typische Buchungen, wie Bareinlagen und Barabhebungen.
  • Bankbuchungen für Standardzahlungen, wie z. B. Mietzahlungen, Strom, Telefon etc., und deren Verbuchung auf den entsprechenden Konten.

2. Grundlagen im Steuerwesen

• Basiswissen zur Umsatzsteuer:
  • Grundverständnis der Vorsteuer und Umsatzsteuer sowie der üblichen Steuersätze (19 % und 7 %).
  • Einfaches Beispiel zur Erfassung der Umsatzsteuer und Vorsteuer in typischen Geschäftsvorfällen.
• Lohnsteuer:
  • Grundwissen zur Lohnabrechnung (z. B. Sozialabgaben, Lohnsteuer). Es reicht, die wesentlichen Abzüge benennen und den Unterschied zwischen Brutto- und Nettogehalt verstehen zu können.
• Einfache Steuerformulare:
  • Verstehen und Erklären einfacher Steuerformulare, wie z. B. der Umsatzsteuervoranmeldung oder eines Einkommensteuerformulars für Grundzüge der Steuererklärungen.

3. Büromanagement und Organisation

• Dokumentenverwaltung:
  • Sortieren und Ablegen von Dokumenten, z. B. nach Buchungstypen oder Kundenordnern.
  • Grundkenntnisse im Umgang mit digitalen und analogen Dokumentenarchiven und der korrekten Ablage von Rechnungen, Kontoauszügen und anderen Geschäftsdokumenten.
• Bearbeitung von Korrespondenz:
  • Erstellen einfacher Angebote und Rechnungen nach Vorgaben, sowie Schreiben von kurzen Antwortmails oder Briefen für Kundenanfragen.
  • Überprüfen und Erstellen von standardisierten Schriftstücken wie Mahnungen, Gutschriften oder Zahlungsaufforderungen.
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz:
  • Kompetente, freundliche Gesprächsführung am Telefon und grundlegende Kundenorientierung.
  • Verfassen einfacher E-Mails in Standardfällen (Bestellungen, Kundenanfragen, Zahlungsaufforderungen).
• Termine und Aufgabenplanung:
  • Basisfähigkeiten in der Termin- und Aufgabenverwaltung (z. B. Kalenderführung, Prioritäten setzen).
  • Grundkenntnisse im Umgang mit Kalendern (Outlook, Kalender-Apps).

Praktische Übungen und Probearbeiten

1. Buchungsaufgaben:
   • Einfache, praxisnahe Buchungsvorfälle durchführen (z. B. Bezahlung einer Lieferantenrechnung, Kassenabrechnung).
   • Beispielrechnungen für Umsatzsteuer und Vorsteuer buchen.
2. Rechnungserstellung und -prüfung:
   • Erstellung einer Musterrechnung an einen Kunden.
   • Prüfung einer eingehenden Rechnung auf ihre Korrektheit (Summen, Steuerbeträge, etc.).
3. Bearbeitung einer Kundenanfrage:
   • Übung: Eine Kundenanfrage beantworten und ein Angebot erstellen.
   • Simulierte Situation für das freundliche, korrekte Entgegennehmen und Dokumentieren von telefonischen Rückfragen.
4. Organisation und Ablage:
   • Sortieren und Ablegen von Belegen oder das Anlegen einer übersichtlichen Kundenmappe.
   • Übung: Verwaltung und Abgleich von Beständen, einfache Excel-Aufgaben zur Verwaltung und Pflege von Listen.

Tipps für das Fachgespräch

Die Kandidaten sollten vor allem praxisnahes Wissen vermitteln können und zeigen, dass sie eine zuverlässige Arbeitsweise haben, gut organisiert sind und grundlegende Abläufe verstehen. Wichtig ist hier, dass sie ihre Erfahrungen und Praktiken aus der Ausbildung oder vorherigen Anstellungen nutzen und Beispiele für routinemäßige Aufgaben anführen können. Sie sollten Fragen zur Zusammenarbeit im Team und zur Kundenkommunikation auch auf der Basis ihrer zwischenmenschlichen Fähigkeiten beantworten können.

C. Bewerber mit Deutsch als Fremdsprache

Migranten mit einer Ausbildung aus dem Heimatland und Deutsch als Fremdsprache haben besondere Herausforderungen, aber auch Chancen. Eine gezielte Vorbereitung auf Fachgespräche und Probearbeiten in Buchhaltung, Steuer und Büromanagement hilft, Sprachbarrieren zu überwinden und berufsspezifisches Wissen anzupassen. Hier sind einige Strategien und Schwerpunkte, die sie unterstützen können:

1. Fachliche Vorbereitung

• Vergleich des Ausbildungssystems:
  • Den Unterschied zwischen der Ausbildung im Heimatland und Deutschland verstehen. Häufig werden in Deutschland einige Themen anders gehandhabt oder strenger reguliert, z. B. die Buchführung und Steuervorschriften.
  • Sich mit den grundlegenden Regelungen des deutschen Buchhaltungssystems, wie dem HGB (Handelsgesetzbuch) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vertraut machen.
• Kenntnisse in nationalen Vorschriften:
  • Vorbereitung auf Fragen zur Umsatzsteuer, da sie in Deutschland eine große Rolle spielt. Ein Grundverständnis für Vorsteuer und Umsatzsteuer sowie die Steuersätze (19 %, 7 %) ist wichtig.
  • Grundlagen der Lohnabrechnung verstehen (Brutto- und Nettolohn, Sozialabgaben), da in Deutschland die Lohnabrechnung oft durch die Buchhaltung unterstützt wird.
• Einführung in typische Buchhaltungssoftware:
  • Wenn möglich, erste Erfahrungen mit deutschen Buchhaltungsprogrammen sammeln, z. B. DATEV oder Lexware. Viele Programme bieten Testversionen oder Schulungen an, die über einen Bildungsträger oder online zugänglich sind.

2. Sprachliche Vorbereitung

• Fachbegriffe lernen und üben:
  • Wichtige Begriffe der Buchhaltung, Steuer und Büroorganisation auf Deutsch lernen. Hilfreich sind zweisprachige Glossare, um sich mit den Begriffen vertraut zu machen und besser zu verstehen, wie sie im deutschen System verwendet werden.
  • Regelmäßiges Üben von typischen Gesprächsphrasen und Fachwortschatz, z. B. durch Dialogübungen oder Tandem-Partnerschaften mit Muttersprachlern.
• Deutsch für den Beruf üben:
  • An speziellen Deutsch-für-den-Beruf-Kursen teilnehmen, die oft über Sprachschulen oder Integrationsprogramme angeboten werden. Diese Kurse legen Wert auf den Fachwortschatz und die Kommunikationsfähigkeiten im Büroalltag.
  • Telefon- und E-Mail-Kommunikation üben, da diese im Büroalltag oft vorkommen. Im Fachgespräch kann es vorkommen, dass Bewerber ein kurzes Telefonszenario simulieren oder eine E-Mail schreiben.

3. Praktische Übungen zur Anwendung von Wissen

• Typische Buchungsvorfälle durchgehen:
  • Mit realitätsnahen Beispielen lernen, Buchungen durchzuführen, z. B. bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsbuchungen und Kassenbuch. Dabei kann man einfache Geschäftsvorfälle anhand von Übungen nachvollziehen.
  • Praktische Buchungsaufgaben mit einem zweisprachigen Glossar lösen, das zur Orientierung dient und den Praxisbezug erhöht.
• Übungen zur Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschlussvorbereitung:
  • Mithilfe einfacher Beispiele oder Mustervorlagen die Grundschritte zur Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung und zur Vorbereitung eines Jahresabschlusses üben.
  • Eine Checkliste für den Jahresabschluss anlegen, die wichtige Schritte festhält und im Fachgespräch ein Pluspunkt sein kann.
• Schriftliche Übungen für Kundenanfragen und Angebote:
  • Beispiele für Rechnungserstellung, Kundenanfragen und Angebote durchgehen, um den Sprachstil zu verinnerlichen und sich mit formalen Anforderungen vertraut zu machen.

4. Kulturelle und interkulturelle Kompetenzen

• Deutsche Arbeitskultur kennenlernen:
  • Die Erwartungen an Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und Genauigkeit sind in Deutschland sehr hoch, besonders in buchhalterischen Berufen. Vorbereitung auf Fragen zum Thema Arbeitsweise oder -ethik kann daher hilfreich sein.
  • Verstehen, wie wichtig der formale Umgang und die strikte Dokumentation in Buchhaltung und Verwaltung sind. Ein Hinweis auf Erfahrungen im Heimatland mit ähnlichen Erwartungen oder Normen kann im Gespräch positiv aufgenommen werden.
• Höfliche und formelle Kommunikation:
  • In Deutschland wird oft ein höflicher und formeller Stil erwartet, besonders in der schriftlichen Kommunikation mit Kund*innen und Geschäftspartnern. Üben, wie man sich im deutschen beruflichen Kontext höflich ausdrückt und Missverständnisse klärt, ist besonders wichtig.
• Selbstbewusst über die Ausbildung im Heimatland sprechen:
  • Mut haben, über die spezifischen Kompetenzen und Erfahrungen aus dem Heimatland zu sprechen und anzuerkennen, dass diese eine wertvolle Grundlage sind, die viele Unternehmen schätzen.
  • Wenn möglich, Beispiele für Erfolgserlebnisse und typische Aufgaben aus dem Heimatland anführen, die eine Brücke zum deutschen Buchhaltungswesen schlagen.

5. Technische Fähigkeiten und digitale Kompetenzen

• Office-Kenntnisse und Excel:
  • Grundkenntnisse in MS Excel und MS Word sind wichtig, da viele Abläufe in diesen Programmen dokumentiert werden. Ein Grundkurs kann helfen, Tabellen zu erstellen und einfache Formeln zu nutzen.
  • Übungen in MS Outlook sind für die Büroorganisation sinnvoll, da viele Unternehmen mit Outlook arbeiten und dies eine solide Grundlage für das Aufgabenmanagement und die Kommunikation bietet.
• Online-Ressourcen zur Weiterbildung nutzen:
  • Portale wie die IHK oder die Agentur für Arbeit bieten oft kostenlose oder kostengünstige Lernmaterialien und Übungen an, die sich gut zur Selbststudienvorbereitung eignen.

Zusätzliche Tipps für das Fachgespräch

1. Praktische Beispiele nennen: Viele Personaler fragen nach konkreten Beispielen für Fähigkeiten. Sich auf einfache, klar formulierte Antworten vorbereiten und wenn möglich, die Übertragung zur deutschen Arbeitspraxis aufzeigen.
2. Schwächen ehrlich benennen, aber Lösungsansätze anbieten: Wenn es beim Fachvokabular noch Unsicherheiten gibt, ist es hilfreich, dies zu benennen und eine Lösung zu nennen, wie z. B. einen laufenden Sprachkurs oder den Einsatz eines digitalen Übersetzungs-Tools.
3. Betonen der Bereitschaft, dazuzulernen: Den Willen zur kontinuierlichen Weiterbildung in Fachsprache und Software vermitteln.

Diese gezielte Vorbereitung kann Migranten helfen, ihre Fachkenntnisse selbstbewusst zu präsentieren und sprachliche sowie kulturelle Herausforderungen erfolgreich zu meistern.